RfX in der IT
Strukturierte Beschaffung für erfolgreiche Projekte
11. November 2025
Gerade im IT-Bereich ist der Markt für Dienstleistungen, Tools und Lösungen heute größer denn je. Ob Softwareentwicklung, Cloud-Transformation, agile Coaching-Leistungen oder Infrastrukturprojekte – Unternehmen stehen regelmäßig vor der Frage: Welcher Anbieter liefert die beste Lösung zu fairen Konditionen?
Genau hier kommt der Begriff RfX ins Spiel – ein Sammelbegriff für strukturierte Anfrageverfahren, die Transparenz, Vergleichbarkeit und Professionalität in die Beschaffung bringen.
Was Bedeutet rFX eigentlich?
„RfX“ steht als Oberbegriff für verschiedene formelle Anfrageprozesse, bei denen Informationen, Konzepte oder Preisangebote von potenziellen Dienstleistern eingeholt werden. Das „X“ ist dabei ein Platzhalter für verschiedene Ausprägungen:
- RFI – Request for Information
- RFP – Request for Proposal
- RFQ – Request for Quotation
Diese Prozesse sind fester Bestandteil im strategischen Einkauf vieler Organisationen – insbesondere in technologiegetriebenen Branchen, wo komplexe Projekte und spezialisierte Partner eine strukturierte Entscheidungsbasis erfordern.
RFI – Request for Information: Orientierung am Markt
Ein RFI dient in der Regel als erster Schritt, um den Markt zu verstehen. In IT-Projekten oder Beratungsinitiativen wird damit ausgelotet, welche Anbieter welche Kompetenzen haben und welche technologischen Ansätze aktuell verfügbar sind.
Beispielsweise kann ein Unternehmen, das seine Cloud-Architektur modernisieren möchte, über ein RFI Informationen zu potenziellen Partnern einholen:
- Welche Cloud-Plattformen (z. B. AWS, Azure, Google Cloud) unterstützen sie?
- Welche Branchenexpertise bringen sie mit?
- Welche Referenzen gibt es für ähnliche Projekte?
Ein RFI ist noch keine Angebotsanfrage, sondern ein Rechercheinstrument. Die gesammelten Informationen helfen dabei, den Kreis relevanter Anbieter zu definieren und den nächsten Schritt – das RFP – gezielt vorzubereiten.
RFP – Request for Proposal: Das passende Konzept finden
Während beim RFI der Markt erkundet wird, steht beim RFP die Lösungsausarbeitung im Vordergrund. Hier werden die Anforderungen detailliert beschrieben und Dienstleister aufgefordert, ein vollständiges Konzept inklusive Vorgehensmodell, Ressourcenplanung und Kostenschätzung einzureichen.
In der Praxis bedeutet das häufig:
- Beschreibung der Projektziele und gewünschten Ergebnisse
- Technische Anforderungen (z. B. Systemintegration, API-Design, Security-Kriterien)
- Erwartetes Projektvorgehen (z. B. agiles Delivery-Modell, Scrum oder Kanban)
- Anforderungen an Projektrollen, Qualifikationen und Erfahrung
Das RFP ermöglicht es, die Qualität der eingereichten Konzepte objektiv zu bewerten. Dabei werden nicht nur Preise, sondern auch fachliche Eignung, Innovationsgrad und Umsetzungskompetenz beurteilt.
Gerade in der IT ist das essenziell, da der langfristige Projekterfolg selten allein vom Preis abhängt – sondern von der Fähigkeit des Partners, ein komplexes Problem sauber zu lösen.
RFQ – Request for Quotation: Der Preisvergleich
Sind Anforderungen und Konzepte klar definiert, folgt im letzten Schritt häufig ein RFQ. Hier werden Dienstleister gebeten, ein verbindliches Preisangebot abzugeben – auf Basis der zuvor abgestimmten Spezifikationen.
In einem RFQ geht es um:
- Tagessätze, Lizenzkosten oder Pauschalpreise
- Zahlungsbedingungen und SLAs
- Lieferzeiten und Vertragslaufzeiten
Der RFQ ist insbesondere in standardisierten Leistungsbereichen relevant, etwa beim Einkauf von Managed Services, Softwarelizenzen oder wiederkehrenden Supportleistungen.
Für individuelle Beratungsprojekte ist der RFQ oft der Abschluss eines vorhergehenden RFP-Prozesses – der Moment, in dem die wirtschaftliche Entscheidung fällt.
Wie greifen RFI, RFP und RFQ ineinander?
In der Praxis bilden die drei Formate häufig einen aufeinander aufbauenden Prozess:
- RFI – Markt verstehen
- RFP – Lösungen und Ansätze vergleichen
- RFQ – Konditionen und Preise verhandeln
Nicht jedes Projekt durchläuft alle Phasen. Bei kleineren IT-Initiativen kann etwa ein kombiniertes RFP/RFQ ausreichend sein. Bei großen Digitalisierungsprojekten mit mehreren Millionen Euro Budget ist hingegen ein vollständiger RfX-Zyklus üblich.
Vorteile strukturierter RfX-Prozesse im IT-Consulting
Gerade im dynamischen IT-Umfeld bringt ein sauberer RfX-Prozess deutliche Vorteile:
- Transparenz: Alle Anbieter erhalten die gleichen Informationen – Entscheidungen werden nachvollziehbar.
- Vergleichbarkeit: Standardisierte Templates und Bewertungskriterien erleichtern die objektive Auswahl.
- Qualitätssicherung: Fachliche und technische Anforderungen werden im Vorfeld klar definiert.
- Risikominimierung: Durch strukturierte Evaluationsphasen werden Fehlentscheidungen reduziert.
- Dokumentation & Compliance: Besonders wichtig bei regulierten Kunden (z. B. Banken, öffentliche Auftraggeber).
Ein gut durchgeführter RfX-Prozess ist daher nicht nur Einkaufsthema, sondern ein strategisches Werkzeug für eine erfolgreiche Projektumsetzung.
Fazit: RfX als Erfolgsfaktor für IT-Projekte
Ein klar strukturierter RfX-Prozess schafft Transparenz, Vergleichbarkeit und Sicherheit in der oft komplexen Welt der IT-Beschaffung. Er sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht dem Zufall überlassen werden – sondern auf Fakten, Erfahrung und klaren Kriterien basieren.
Gerade in IT- und OT-Projekten, die technisches Know-how, strategisches Denken und interdisziplinäre Zusammenarbeit erfordern, ist dieser strukturierte Ansatz entscheidend für den Erfolg.
Als erfahrene guides mit langjähriger Projekterfahrung in unterschiedlichen Branchen wissen wir, worauf es ankommt: Effizienz, Qualität und Partnerschaft auf Augenhöhe.
Wir begleiten unsere Kunden von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung – mit methodischer Präzision, technologischem Verständnis und einem klaren Fokus auf den Geschäftserfolg.
So wird aus einem RfX-Prozess mehr als nur ein Auswahlverfahren – es wird der erste Schritt zu einer nachhaltigen und erfolgreichen Partnerschaft.
