19. August 2025

Steigende IT-Kosten gehören heute zu den größten Herausforderungen für Unternehmen. Dynamisch wandelnde Geschäftsanforderungen, digitale Transformation, kurze Innovationszyklen und externe Faktoren wie die Corona-Pandemie oder zunehmende Sicherheitsanforderungen treiben die Komplexität in die Höhe – und damit auch die Ausgaben. Für CIOs, CEOs und IT-Verantwortliche bedeutet das: IT-Budgets stehen mehr denn je unter Druck.

Doch wie lassen sich Kosten senken, ohne die Leistungsfähigkeit der IT und die Innovationskraft des Unternehmens zu gefährden? Wir haben sieben Empfehlungen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, Ihre IT-Ausgaben kritisch zu hinterfragen und Einsparpotenziale zu identifizieren.

1. Kostentransparenz schaffen und die richtige Balance finden

Transparenz ist die Grundlage jeder nachhaltigen Kostenoptimierung. Nur wer seine Kosten kennt, kann diese auch gezielt steuern. Hilfreich sind dabei Instrumente wie ein IT-Bebauungsplan, ein Service-Katalog oder eine klar strukturierte IT-Architektur.

Ein Benchmarking mit dem Markt zeigt, wo überdurchschnittlich hohe Ausgaben entstehen – und ebenso, wo möglicherweise „zu wenig“ investiert wird. Denn nicht jeder niedrige Kostenblock ist ein Zeichen von Effizienz. Oft resultiert er aus zurückgestellten Investitionen, die langfristig zu Investitionsstaus führen und am Ende teurer werden. Die richtige Balance ist entscheidend: Kosten senken, wo es sinnvoll ist, und kontinuierlich investieren, wo es notwendig ist.

2. Setzen sie auf die richtigen Mitarbeiter

Gute Mitarbeiter sind selten und kosten auf den ersten Blick mehr Geld als durchschnittliche Arbeitskräfte. Doch in der Gesamtbetrachtung sind sie häufig günstiger – weil sie effizienter arbeiten, mehr Verantwortung übernehmen und eigene Ideen einbringen.

Schlechte Mitarbeiter verursachen dagegen indirekte Kosten: Sie liefern geringere Qualität, sind weniger produktiv und wirken demotivierend auf das gesamte Team. Investieren Sie daher bewusst in Fachkräfte, die nicht nur ihre Aufgaben erledigen, sondern das Unternehmen aktiv voranbringen.

Oder, um es in Steve Jobs Worten zu sagen: „It doesn’t make sense to hire smart people and then tell them what to do. We hire smart people so they can tell us what to do.“

3. professionelles Lieferantenmanagement etablieren

Ein zentrales Einsparpotenzial liegt im Lieferantenmanagement. Zwei Aspekte sind dabei entscheidend:

1. Abhängigkeiten vermeiden. Lock-in-Effekte verhindern Flexibilität und erschweren den Wechsel zu effizienteren Anbietern.

2. Sorgfältige Auswahl treffen. Große Anbieter mit breitem Portfolio sind bequem, aber oft teurer. Kleinere, spezialisierte Anbieter haben geringere Overheads und können dieselbe Leistung günstiger erbringen.

Wer seine Lieferanten regelmäßig überprüft, ihre Leistungen benchmarkt und bewusst steuert, stellt sicher, dass externe Partner einen echten Mehrwert liefern – zu fairen Konditionen.

4. Nutzen Sie Offshore-Ressourcen gezielt

Globale Zusammenarbeit ist längst Realität. Virtuelle Teams über Ländergrenzen hinweg können erhebliche Kostenvorteile bringen – vorausgesetzt, sie sind professionell gemanagt.

Bei der Einbindung von Offshore-Ressourcen sollten Unternehmen jedoch die „Management-Bridge“ berücksichtigen: Anleitung, Abstimmung und kulturelle Unterschiede kosten Zeit und Geld. Ausbildung, Erfahrung und interkulturelle Kompetenz spielen daher eine entscheidende Rolle. Mit dem richtigen Setup können Offshore-Teams aber eine wertvolle Ergänzung sein, um Kosten zu senken und gleichzeitig Fachkräftemangel abzufedern.

5. Fluktuation reduzieren und talente halten

IT-Fachkräfte sind schwer zu finden und teuer zu rekrutieren. Recruiting- und Onboarding-Kosten steigen stetig – weshalb es für Unternehmen entscheidend ist, ihre Mitarbeiter langfristig zu binden.

Das gelingt nur mit einem attraktiven Gesamtpaket: wettbewerbsfähige Vergütung, eine zeitgemäße Führungskultur, flexible Arbeitsmodelle und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten. Wer seine Top-Mitarbeiter hält, spart nicht nur Kosten, sondern sichert auch Know-how und Stabilität in der IT-Organisation.

6. Redundante software Vermeiden

In vielen Unternehmen hat sich im Laufe der Jahre ein „Software-Zoo“ entwickelt: mehrere Tools mit ähnlichen oder identischen Funktionen. Das treibt nicht nur Lizenz- und Betriebskosten in die Höhe, sondern erhöht auch Komplexität und Supportaufwand.

Ein durchdachter IT-Bebauungsplan in Verbindung mit einer konsistenten IT-Architektur hilft, redundante Systeme zu identifizieren und gezielt abzuschalten. So lassen sich laufende Kosten senken – ohne dass die Funktionalität für die Anwender eingeschränkt wird.

7. Cloud richtig nutzen – Transformation statt Transition

Die Nutzung von Cloud-Diensten ist in aller Munde. Sie können erhebliche Kostenvorteile bringen – allerdings nur, wenn sie mit einer klaren Strategie eingesetzt werden. Eine Cloud-Einführung „um der Cloud willen“ macht keinen Sinn. Für jeden Service sollte ein Business Case gerechnet werden.

Grundsätzlich gilt: Je höher der Wertschöpfungsanteil eines Dienstes in der Cloud, desto sinnvoller ist die Nutzung.

Diesem Grundsatz folgend, macht ein reines „Lift & Shift“ – also das unveränderte Verschieben bestehender Systeme in die Cloud – in der Regel wenig Sinn. Echte Einsparungen entstehen erst durch eine Transformation, bei der Services cloudgerecht neu gestaltet und auf einen möglichst hohen Wertschöpfungsgrad in der Cloud ausgerichtet werden.

Die Reduktion von IT-Kosten ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Entscheidend ist dabei, die Balance zu halten: Kosten senken, wo es möglich ist, und gleichzeitig Investitionen sichern, die für Zukunftsfähigkeit und Innovationskraft notwendig sind.

Unsere Erfahrung zeigt: Mit einem strukturierten Vorgehen lassen sich Effizienzpotenziale heben, ohne dass Qualität oder Wettbewerbsfähigkeit leiden.

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